Factur-X/ZUGFeRD
Frankreich und Deutschland sind einen eigenen Web bei der Umsatzung der E-Rechnung gegangen und haben die jeweiligen Standards Factur-X und ZUGFeRD entwickelt. Seit Version 2.1 sind beide Standards nunmehr identisch.
PDF-Anhänge
Während in die reinen XML-Formate UBL and CII ein PDF optional einbetten können, geht Factur-X/ZUGFeRD den umgekehrten Weg. Bei diesem Format handelt es sich um spezielle PDFs, die eine maschinenlesbare XML-Version der Rechnung als Anhang eingebettet haben.
Die Möglichkeit, beliebige Dokumente an ein PDF anzuhängen, ist eines der weniger bekannten Features des Portable Document Formats PDF, und die meisten PDF-Betrachter zeigen keine Anhänge an PDFs an. Der Adobe Acrobat Reader hat dieses Feature dagegen.
Die Funktionalität verbirgrt sich hinter einem Büroklammer-Icons auf der rechten Seite des Fensters. Ein Klick darauf zeigt die Anhänge an das Dokument an. In diesem Fall ist nicht nur die XML-Rechnung sondern auch eine zusätzliche Datei zu Informationszwecken angehangen.
CII ist für Factur-x/ZUGFeRD zwingend
Leider erlaubt Factur-X/ZUGFeRD nicht, zwischen UBL und CII zu wählen. CII ist als Syntax für das eingebettete XML zwingend vorgeschrieben.
PDF/A
Aber auch eine angehängte XML-Datei qualifiziert ein PDF nicht automatisch als gültige elektronische Rechnung. Ein PDF kann auf unterschiedlichen Geräten unterschiedlich aussehen. Zum Beispiel könnten Zeichensätze nicht eingebettet sondern lediglich referenziert sein, in der Erwartung, dass der entsprechende Zeichensatz auf dem Gerät installiert ist. Fehler dieser, wählt der Renderer einen Ersatzzeichensatz.
Erfüllt ein PDF den PDF/A-Standard, müssen alle Zeichensätze eingebettet sein. Daneben müssen noch eine Reihe weiterer Anforderungen erfüllt sein, um sicherzustellen, dass das PDF auf jedem Gerät exakt gleich aussieht, selbst in der Zukunft. Damit ist die Revisionssicherheit des Dokuments gewährleistet.
Die Validierung von Factur-X/ZUGFeRD-Rechnungen erfordert deshalb zwei Schritte. Zunächst wird überprüft, dass das Dokument dem PDF/A-Standard entspricht. Zweitens wird das angehängte XML der normalen Prüfung für XML-Dokumente unterzogen.
Tatsächlich ist sogar noch eine dritte Prüfung erforderlich. PDFs enthalten Meta-Informationen im Format XMP (*Extensible Metadata Platform*, also erweiterbare Metadaten-Plattformm), und diese Metadaten müssen für Factur-X/ZUGFeRD gewisse Zusatzinformationen enthalten.
Profile (Konformitätsstufen)
Der Standard sieht 6 verschiedene Konformitätsstufen, Profile genannt, vor:
- Minimum
- Basic WL
- Basic
- EN 16931 (früher Comfort genannt)
- Extended
- XRechnung
Jedes Profil schränkt die Menge der erlaubten CII-Element auf eine gewisse Untermenge ein. ”Minimum” ist die kleinste Untermenge und ”Extended” die größte. Das Profil ”XRechnung” scheint alle CII-Elemente zu erleuben, wenngleich das aus der Dokumentation nicht klar hervorgeht.
Die Profile ”Minimum” und ”Basic WL” enthalten nicht genügend Informationen für eine der Umsatzsteuergesetzgebung entsprechende Rechnung und werden deshalb als Buchungshilfen betrachtet.
Wenn ein Datenformat optionale Informationen erlaubt, ist der normale Ansatz in der Software-Industrie, dass lesende Programme Teile, die für die jeweilige Anwendung nicht relevant sind, einfach ignorieren. Die Strategie, die von Factur-X/ZUGFeRD gewählt wurde, macht dagegen die Dinge unnötig kompliziert.
Diskrepanzen zwischen PDF und XML
Factur-X/ZUGFeRD-Rechnungen sehen wie reguläre PDFs aus. und Empfängerinnen und Empfänger bemerken möglicherweise nicht einmal, dass die Dokmente eine XML-Version des Dokuments enthalten. Das deutsche Bundesministerium für Finanzen fordert deshalb, dass es sich bei den PDF- und XML-Versionen um inhaltsgleiche Mehrstücke handelt. Es bleibt abzuwarten, wie die Rechtsprechung Abweichungen zwischen den beiden Versionen bewertet.
Dokumentation
Die Dokumentation für Factur-X kann von https://fnfe-mpe.org/factur-x/factur-x_en/ heruntergeladen werden. Die Doku für das deutsche Gegenstück ZUGFeRD steht auf https://www.ferd-net.de/ zum Download zur Verfügung. Um die Dokumentation herunterzuladen, ist jeweils die Angabe einer gültigen E-Mail-Adresse erforderlich. Die genauen Links ändern sich häufig, lassen sich aber mit einer Suchmaschine leicht finden.
Obwohl es sich bei Factur-X und ZUGFeRD mittlerweile um identische Standards handelt, gibt es sowohl eine französische als auch eine deutsche Version der Dokumentation mit jeweils unterschiedlich Struktur. Die Struktur der Dokumentation ändert sich mit jedem Release grundlegend und enthalt auch schon einmal Müll wie .DS_Store-Dateien vom Mac, wo die Doku gezippt wurde.