Es gibt unterschiedliche Ansätze, um E-Rechnungs-Formate zu unterscheiden.
Nicht jedes elektronische Rechnungs-Dokument ist eine E-Rechnung im Sinne der europäischen Norm EN16931. Es muss sich vielmehr um XML-Dokumente mit einer der Syntaxen UBL oder CII handeln.
Was ist unter Syntax zu verstehen? Eine UBL- und CII-Rechnung kann exakt die gleiche Information enthalten. Was sich unterscheidet, sind die Namen der XML-Element und ihre Position im Dokumenten-Objekt-Modell.
Sowohl UBL als auch CII erlauben die Einbettung einer menschlich-lesbaren, normalerweise PDF-Version der Rechnung im XML.
In Frankreich und Deutschland wurden die Standards Factur-X und ZUGFeRD für E-Rechnungen entwickelt. Sowohl bei Factur-X- als auch bei ZUGFeRD-Dokumenten handelt es sich eigentlich um PDF-Rechnungs-Dokumente. Sie enthalten jedoch eine äquivalente XML-Version der Rechnung als Anhang an das PDF.
Factur-X und ZUGFeRD sind mittlerweile identische Standards. Es handelt sich lediglich um unterschiedliche Namen für dieselbe Sache. Factur-X ist der offiziellen Name. Dennoch ist die Bezeichnung ZUGFeRD in Deutschland noch immer vorherrschend.
Eine elektronische Rechnung ist entweder ein XML-Dokumenten in einer der Varianten UBL und CII oder ein Factur-X/ZUGFeRD-PDF. Entscheidet man sich für eine XML-Variante, kann eine PDF-Version eingebettet werden. Beim hybriden Format Factur-X/ZUGFeRD muss eine XML-Version der Rechnung eingebettet werden.